FLEXIVOL

Een F.L.E.X.I.V.O.L. organisatie

Een organisatie is aantrekkelijk voor (hedendaagse) vrijwilligers indien ze voldoet aan enkele voorwaarden. Deze voorwaarden zitten vervat in de afkorting 'flexivol'. Flexivol is het resultaat van een Engels onderzoek door Katharine Gaskin voor het Institute for Volunteering Research. Het staat voor Flexibility, Legitimacy, Ease of access, Xperience, Incentives, Variety, Organisation, Laughs.

Je kan het FLEXIVOL model gebruiken als instrument om te werken aan een duurzaam vrijwilligersbeleid, een beleid dat tegemoet komt aan de behoeften van je vrijwilligers. Het kan je richting en inspiratie geven bij het onderzoeken van en experimenteren met het binden van vrijwilligers aan jouw organisatie.

FLEXIBILITY * FLEXIBEL (F)

Tip: Zorg dat taken en rollen niet teveel tijd en energie vergen; deel het op in duo-functies, indien nodig. 
Tip: Werk in kleine werkgroepen; samen verantwoordelijk voor het resultaat.

Taken i.p.v. functies: uit het artikel ‘Vrijwilligerswerk in 2015’ blijkt dat organisaties ook anders en soepeler beginnen om te gaan met de verdeling van taken en verantwoordelijkheden. Zo worden traditionele vrijwilligersfuncties (voorzitter, secretaris, penningmeester) in verschillende taken opgedeeld als antwoord op de beperkte vrije tijd en engagement. Niet overvragen.

Flexibiliteit van de opdracht: van thuis uit (cf. e-volunteering), om het even welk uur, combineerbaar met druk gezinsleven.

Ontwikkel netwerken waarin mensen kunnen doorstromen (levensfases en interesses).
Inspelen op diverse soorten engagementen: aanbieden van familievrijwilligerswerk, sabbatjaar,voluntourisme, etc.

Een flexibele organisatie werkt op maat van de individuele vrijwilliger. Keuzevrijheid geven aan de vrijwilliger staat hierbij centraal. Bijvoorbeeld een vereniging is op zoek naar een vrijwilliger voor een activiteit op zaterdag terwijl de geïnteresseerde vrijwilliger enkel vrij is op woensdag – samen met de vrijwilliger bekijken op welke manier hij/zij zich alsnog kan inzetten vanuit zijn/haar voorwaardenkader; dit vraagt een aanpassing van de organisatie, eerder dan van de vrijwilliger. Zo moet een organisatie het levenspad van haar vrijwilligers volgen. Zo bijvoorbeeld zijn dertigers minder beschikbaar voor vrijwilligerswerk omwille van de tijd die het eigen gezin opslorpt, zijn zij opnieuw beschikbaar wanneer de kinderen het huis verlaten, zijn ze niet meer beschikbaar op het moment van een behoeftige zieke ouder en zijn ze opnieuw beschikbaar op het moment dat zij op pensioen gaat.

LEGITIMACY * IMAGO/LEGITIMITEIT (L)

Iemand zet zich vrijwillig in als hij/zij het zinvol vindt. Hij/zij moet zich kunnen vinden in de waarden en aspiraties van de organisatie.
Tip: Blijf positief.

Is het vrijwilligerswerk legitiem? Vrijwilligers willen zich nuttig maken, moeten voelen dat hun inzet relevant is.

Mensen komen graag naar je toe, op voorwaarde ze dat jouw organisatie/groep kennen en dat jouw organisatie/groep een aantrekkelijk imago heeft.

Hecht belang het beeld dat de buitenwereld heeft van jouw organisatie (perceptie). Ken je het imago van je organisatie? Hoe ziet de buitenwereld (lees: potentiële vrijwilligers) jullie? Weten buitenstaanders wat je organisatie doet? Het imago wordt bepaald door o.a. ervaringen van mensen zelf of van mensen die ze kennen, huisstijl, materiaal, gebouw, hoe mensen van de organisatie naar buiten treden, berichten in de media, type activiteiten,...
Het imago van je organisatie kan je zelf in de hand werken: zet in op de zichtbaarheid van je organisatie. Communiceer over het doel van de organisatie en over geslaagde activiteiten, over de goede sfeer in de groep,.. naar de buitenwereld toe. Profileer je met een duidelijke, afgebakende identiteit, opdat het duidelijk is waarvoor je organisatie staat. Communiceer daarom een helder, duidelijk, eenvoudig verhaal. Tip: zoek de elevator pitch van je organisatie! Weet dat je slechts 1 boodschap kan communiceren. Betrokkenheid maak je mogelijk door je organisatie een gezicht te geven.

Een positief verhaal wakkert mensen meer aan dan een negatief verhaal. Tracht hen dus niet te betrekken met choquerende beelden of verhalen. Wel met de successen die mensen binnen de organisatie hebben behaald, de (tussentijdse) resultaten die zijn bereikt, maar ook met de toffe sfeer in de organisatie, persoonlijke getuigenissen van anderen, enz. Weten mensen dat er vrijwilligers meewerken in jouw organisatie? Maak dit zichtbaar, bijv. via foto's en getuigenissen op de website. Tip: doe eens een bevraging bij externen over hoe men jouw organisatie ziet.

Hoe kijkt de buitenwereld tegen u aan en klopt dat met uw eigen beelden van uw organisatie? Wat is de droom van uw organisatie en wat doet u om die te verwezenlijken; kunt u de essentie in twee minuten verkopen (elevatorpitch)? Wat is de eigenheid en de unique selling proposition van jouw organisatie? Wat maakt jouw organisatie uniek (tegenover alle andere organisaties die ook op zoek gaan naar vrijwilligers)? Wat was/is de bestaansreden van je organisatie? Het vinden van vrijwilligers start bij een goed inzicht in uw eigen organisatie: waar staan wij voor, wat willen we bereiken en hoe laten we dat zien? Organisaties die hun drijfveren en passie delen, zijn aantrekkelijk voor potentiële vrijwilligers. In de toolbox op www.verenigingen.nl vind je oefeningen om het imago van uw organisatie te onderzoeken en om uw organisatie te presenteren aan de hand van de 'elevator pitch'. Op de website van Oxfam-Wereldwinkels zie je hoe deze organisatie zich profileert als vrijwilligersorganisatie aan de hand van 3 affiches. 

EASE OF ACCES * TOEGANKELIJK (E)

Tip: Zorg voor een continue instroom van nieuwe vrijwilligers zodat er continuïteit en frisse input is.
Iemand zet zich vrijwillig in als hij/zij weet waarover het gaat: bedoeling en achtergrond.
Iemand zet zich vrijwillig in als hij/zij uitgenodigd wordt om mee te doen.
Een vrijwilliger voelt zich aangetrokken als hij/zij weet wat je biedt.
Een vrijwilliger voelt zich aangetrokken als hij/zij je taalgebruik begrijpt.

Is er actuele informatie te vinden op het web, Facebook, Twitter (social media!)?

Een eenvoudig toegankelijke organisatie is een organisatie waar zoveel mogelijk drempels zijn weggewerkt.
Staat de groep open voor vrijwilligers met een andere vorm van engagement? Motiveren van vrijwilligers begint bij het respecteren en openstaan voor de hedendaagse vrijwilliger (een vrijwilliger geboren in 1950 heeft een ander profiel dan een vrijwilliger geboren in 2000). Heeft de buitenwereld het gevoel dat ze welkom is in jouw organisatie? Vraag je eerst af of je groep open staat voor nieuwkomers. Extra vrijwilligers wil iedereen wel. Mensen die een groep vormen, sluiten zich op een gegeven moment ook af voor buitenstaanders. Dit is des mensen. Meer info over verouderende afdelingen en besturen die het moeilijk hebben om nieuwe vrijwilligers te werven en te houden, is te vinden in een onderzoek (pag17-18) bij deelorganisaties van het ACW (o.a. Pasar, KWB, Ziekenzorg CM, KAV en Okra). De ‘Bestuurswellness-set’ bevat instrumenten om het thema ‘hoe hou ik mijn bestuur gezond' bespreekbaar te maken in de organisatie/afdeling. Daarnaast betekent toegankelijk ook dat een lokale afdeling van een vereniging met haar activiteiten naar de mensen toe gaat: naar hun eigen wijk/buurt, naar de huiskamer, enz. Niet omgekeerd: verwacht niet dat mensen naar de organisatie komen.

Toegankelijk betekent ook dat de verantwoordelijkheden zoveel mogelijk zijn gespreid over verschillende mensen: betrokkenheid verhogen bij een grotere groep mensen; gedragenheid creëren. Dit maakt het ook makkelijker om een tijdje je engagement als vrijwilliger stop te zetten, indien bv. je gezinssituatie verandert. Maar het werkt ook mogelijke drempels weg. Fuik: is de kans reëel dat een nieuwe vrijwilliger al snel gebombardeerd wordt tot nieuwe voorzitter? Mensen willen geen stempel als ‘vrijwilliger'; willen niet 'gejost' zijn.

Meer informeren, meer inspraak, minder hiërarchie, meer betrekken door na een activiteit of vergadering met vrijwilligers wat na te kaarten bij pot en pint.

Is er een aanspreekpunt in je organisatie voor vrijwilligers? Iemand die erin slaagt om persoonlijk contact te maken met de mensen, en oprechte interesse toont. Het eerste contact dat een potentiële vrijwilliger heeft met je organisatie moet persoonlijk zijn; neem ook kort na de aanmelding contact op. Je kan intake-avonden organiseren, waarbij je potentiële vrijwilligers samen onthaalt, en belangrijk om tijd te voorzien voor contact tussen mensen.
 

XPERIMENT * EXPERIMENTEERMOGELIJKHEDEN (X)

Tip: Geef ruimte aan creativiteit, innovatie en verandering.

Een organisatie met experimenteermogelijkheden voor de vrijwilliger. Ruimte geven aan experimenteren, verandering, creativiteit, innoveren, fouten maken.

Worden nieuwe projecten ook aan vrijwilligers toegekend? Kan een vrijwilliger alle taken uitproberen? Kunnen vrijwilligers zelf nieuwe ideeën aanbrengen? Worden zij daartoe gestimuleerd? En in hoeverre moeten deze nieuwe ideeën inpasbaar zijn in de plannen die je als organisatie zelf vooropgesteld hebt?
 

INCENCTIVES * PRIKKELEND, STIMULEREND (I)

Tip: Vraag mensen persoonlijk voor een taak of rol op basis van hun kennis, ervaring en persoonlijkheid. Mensen voelen zich vereerd en direct aangesproken.
Tip: Geef vertrouwen aan vrijwilligers.
Iemand zet zich vrijwillig in als hij/zij gewaardeerd wordt.
 

Mensen die zich vrijwillig inzetten willen hiervoor de nodige aandacht krijgen. Denk bijvoorbeeld aan een mail of kaartje bij verjaardagen, na events vragen hoe het geweest is, een bedankmoment organiseren voor alle vrijwilligers, etc.

Iemand zet zich vrijwillig in als hij/zij vooruitgang en resultaten ziet.
Een vrijwilliger voelt zich aangetrokken als hij/zij ziet dat je appèl doet op hem.

Return on investment: koppel terug naar vrijwilligers wat hun aandeel is in de verwezenlijking van de missie van je organisatie. In de grote organisatie durft de individuele inzet in het geheel van de geprofessionaliseerde organisatie te verdwijnen. Zorg voor taken waarvan het resultaat zichtbaar is. Bijvoorbeeld vrijwilligers die feedback geven mee schrijven aan een persbericht zien de volgende dag 'hun' bericht verschijnen in de media.
Vrijwilligers moeten hun eigen ideeën kunnen realiseren. Vrijwilligerswerk moet 'plug & play' zijn: vrijwilligers moeten, indien ze dat wensen, onmiddellijk aan de slag kunnen. Bijvoorbeeld tappen in een sportclub: via deze afgebakende, hands on taak kan je veel mensen (brede doelgroep, sociale mix, ook lager opgeleiden) betrekken.
 

VARIATION * VARIATIE (V)

Tip: Zorg dat de taken, functies en rollen heel divers zijn. Voor ieder wat wils.
Tip: Schep mogelijkheden tot circuleren: korte contracten, korte contacten.
Tip: Ontwikkel netwerken waarin men kan doorstromen (levensfases en interesses).

Een organisatie met variatie in de vrijwilligerstaken.
Vrijer omgaan met taken, gericht en gevarieerd taken verdelen, regelmatig iedereen de kans geven om te wisselen. Voor het herverdelen van de taken kan je beroep doen op de handleiding Schudden, delen, geven.
Zorg dat de taken, functies en rollen heel divers zijn. Voor ieder wat wils. Lees meer over mogelijkheden creëren.
 

ORGANISATION * ORGANISATIE = VLOT (O)

Een vrijwilliger voelt zich aangetrokken als hij/zij weet waar hij terechtkan.

Een vlotte organisatie. Een bureaucratische setting, betutteling en controle zijn uit den boze.
Het aanspreekpunt voor vrijwilligers is vlot te bereiken.
Er wordt tijdig gecommuniceerd voor een event. Eventuele onkosten van vrijwilligers worden snel terugbetaald.
 

LAUGHS * LEUK (L)

Tip: Zorg dat het werk zelf leuk is.
Tip: Creëer verbinding tussen de vrijwilligers met feestjes, borrels, etentjes, want het draagt bij aan het wij-gevoel.

Een organisatie waar wordt gelachen en waar het leuk en ontspannen vertoeven is: een van de belangrijkste drijfveren voor vrijwilligers in een vereniging is plezier maken in een gezellige ontmoetingssfeer. Is het plezant in de groep?

Zorg dat het werk zelf leuk is om te doen. Zich bewust zijn van de bijdrage van vrijwilligers, de bijdrage appreciëren en er respect voor uitdrukken, meer mogelijkheden creëren voor ontmoeting en samen zijn, zorgen dat de bijeenkomsten aangenaam en gevarieerd zijn.
Lees meer over hoe een gemeenschap creëren.