Hoe vergoed je vrijwilligers?
Ook vrijwilligers maken bij de uitvoering van hun werk onkosten. Denk bijvoorbeeld aan reiskosten, telefoonkosten of kinderopvang. Maak afspraken met je vrijwilligers over de onkosten die je wil vergoeden. Zorg dat de regels voor alle vrijwilligers hetzelfde zijn. Je bent niet verplicht om onkosten te vergoeden als daar geen afspraken over zijn gemaakt.
Dit kan op twee manieren: forfaitair of reëel
De forfaitaire kostenvergoeding
Deze vergoeding is een vast bedrag, waar geen bewijsstukken voor nodig zijn. Bovenop dit bedrag kan je nog een beperkte kilometervergoeding geven.
In 2019 en 2020 is het maximumbedrag per vrijwilliger:
-
34,71 euro per dag
-
1.388,40 euro per jaar
De vrijwilliger moet zelf bijhouden hoeveel onkostenvergoedingen hij/zij al gekregen heeft voor vrijwilligerswerk per kalenderjaar. Als de maxima overschreden worden, worden de inkomsten van dat jaar belastbaar. Meer info hierover lees je op de website van FOD Financiën.
De reële kostenvergoeding
Je betaalt de reële kosten terug van de vrijwilliger, bijvoorbeeld fotokopies, brood en beleg, een treinticket, enzovoort. De vrijwilliger moet een bewijsstuk binnenbrengen voor de boekhouding.
Deze reële onkostenvergoedingsregeling kent geen maxima, maar buitensporige bedragen worden niet aanvaard.
Vervoersonkosten
Zijn er ook verplaatsingskosten? Dan maakt de vrijwilliger een overzicht, waarin de dag van de verplaatsing, van waar en naar waar, de reden van de verplaatsing en het aantal kilometers opgesomd worden.
-
Openbaar vervoer: de vrijwilliger moet een bewijsstuk binnenbrengen voor de boekhouding.
-
Auto: de vrijwilliger moet een onkostennota invullen. (maximum 0,3653 euro per kilometer – dit bedrag blijft van toepassing tot 30 juni 2020)
-
Fiets: de vrijwilliger moet een onkostennota invullen. (maximum 0,23 euro per kilometer)
Een vrijwilliger mag tijdens éénzelfde kalenderjaar de forfaitaire onkostenvergoeding en de reële onkostenvergoeding niet combineren. Wat wel mag is een forfaitaire vergoeding combineren met een verplaatsingsvergoeding.
Kan je beide systemen naast elkaar laten lopen?
De organisatie kan beide systemen naast elkaar laten lopen. Vrijwilliger 1 kan vergoed worden met een forfaitaire vergoeding, terwijl vrijwilliger 2 bij dezelfde organisatie een reële vergoeding krijgt.
De vrijwilliger mag geen verschillende kostenvergoedingssystemen met elkaar mengen per kalenderjaar. Ook niet voor vrijwilligerswerk dat hij/zij in verschillende organisaties uitvoert.
De afspraken gelden ten minste voor het lopende kalenderjaar. Als je de afspraken wijzigt, moet je de vrijwilligers hiervan op de hoogte brengen in het kader van de informatieplicht.
Hoe in de boekhouding verwerken?
Deze onkostenvergoedingen moeten door de organisatie in de boekhouding vermeld worden bij de werkingskosten en niet bij de personeelskosten. Er moeten ook geen belastingen of btw betaald worden, geen fiscale fiches opgemaakt worden of geen bijdragen voor de sociale zekerheid betaald worden (zolang de maxima gerespecteerd worden).
